22 02 | 2020 Robotic
22 02 | 2020 Robotic Process Automation Fehlerfreie Helfer – betrachtet aus Sicht der Risikoprävention Die Auseinandersetzung mit Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) und Big Data wird immer wichtiger – besonders aus Sicht des Change-Gedankens, des Generationenwechsels und der Wettbewerbsfähigkeit. RPA wird bereits seit vielen Jahren genutzt, und viele Anbieter offerieren unterschiedlichste Lösungen. Hierbei ist es wichtig, die Grenzen und Risiken der Technologien zu kennen und nicht nur ihre Anwendungsmöglichkeiten.
02 | 2020 23 Die RPA ahmt menschliche Benutzerinteraktionen in einem Prozess nach. Hierbei kann es sich bspw. um die Kommunikation mit anderen Anwendungen, Datenaufbereitungen, Rechenoperationen und Regelabgleiche handeln. Wie mit Ausnahmen, Abweichungen oder fehlerhaften Datenbasen umzugehen ist, muss der Roboter-Technologie ebenfalls beigebracht werden. Die Einsatzgebiete und Voraussetzungen sind recht leicht zu erfassen. Hierbei handelt es sich um Routinen repetitiver Prozesse, die regelbasiert und zeitlich stabil sind sowie gleichbleibende Volumina und Durchlaufrequenzen umfassen. Die Vorteile der RPA-Technologie können vielfältig und zahlreich sein. Grundsätzlich handelt es sich um eine recht preiswerte Technologie, die – an der richtigen Stelle eingesetzt – zu einem zeitnahen Return-on-Investment führen kann. Der Roboter lässt sich in eine bestehende Infrastruktur schnell einpassen, und bereits vorhandene System können von ihm genutzt werden, ohne dass die Quellcodes der Systeme geändert werden müssen. Roboter können durchgehend 24/7-Aufträge annehmen und ausführen. Im Rahmen größerer Verarbeitungsaufträge ist es auch möglich, die Systeme außerhalb der Server-Hauptlastzeiten einzusetzen. Dies kann über den Roboter selbst oder – wenn es mehrere Routinen gibt – über einen Scheduler erfolgen. Menschliche Fehler werden im Verarbeitungsprozess ausgeschlossen, und die Abarbeitung der Routinen erfolgt mit höherer Geschwindigkeit. Die Prozesseffizienz ermöglicht es auch, bspw. Datenschutz- oder Compliance-relevante Verarbeitungsprozesse selbst zu betreiben und nicht auslagern zu müssen. Eine schnellere Time-to-Market kann hier abschließend angeführt werden. Risiken und Regulierung Die Organisation für RPA-Implementierungen kann unterschiedlich erfolgen. Zur Auswahl stehen ein zentrales RPA- Center, dezentrale Modelle und hybride Organisationen. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, dass bei Unternehmensgruppen ein Erfahrungsaustausch zwischen Einheiten stattfindet. Gerade im Bereich von Testergebnissen und Einsatzgrenzen können Erfahrungswerte risikopräventiv wirken. Die Mehrfachverwendung eines bereits bestehenden Roboters kann zudem Kosten sparen und mögliche, bisher nicht bedachte Einsatzgebiete werden transportiert. Ein „Der Roboter warʼs“ ist im Fall einer Fehlfunktion oder eines Verarbeitungsstopps keine akzeptable Aussage und kann mit zahlreichen Konsequenzen verbunden sein. Wie bei jeder Software gilt: Der Roboter ist nur so gut, wie die Personen, die ihn entwickelt haben. Deshalb sind bei komplexen, Compliance-relevanten oder risikoinhärenten Verarbeitungsprozessen Vier-Augen-Prinzipien sowie ausgiebige Testfälle zu erstellen und zu bearbeiten. Im täglichen Gebrauch kann der Roboter auf einem Desktop oder in Form einer Dunkelverarbeitung betrieben werden. Er kann einen eigenen User erhalten oder unter Aufsicht auf dem System eines Mitarbeitenden betrieben werden. Hier ist es wichtig, entsprechende prozessverantwortliche Personen zu bestimmen, die mit dem Verarbeitungsprozess des Roboters vertraut sind, Fehlfunktionen feststellen und einen Anpassungsbedarf unter Anwendung ergänzender Testfälle unverzüglich umsetzen. Dies kann z. B. im Fall von sich ändernden Compliance-Anforderungen und Prozessen dringend angezeigt sein. Aus den Input-Daten, der Verarbeitung, ggf. der Bedienung und der anschließenden Datenverwendung können sich weitere Fehlerquellen ergeben. In den seltensten Fällen beginnt und endet ein Verarbeitungsprozess innerhalb derselben Funktion. Unabhängig davon, ob es sich bei der Einführung dieser Technologie um eine Einsparung oder Re-Fokussierung des bestehenden Personals handelt, werden dem Roboter mittelbis längerfristig Wissen und Kapazität übertragen. Deshalb ist es für den Fall einer Fehlfunktion ratsam, eine umfassende und detaillierte Dokumentation des Abarbeitungsprozesses vorzuhalten und bei Bedarf zu aktualisieren.
