die bank 10 // 2023

MANAGEMENT Obwohl

MANAGEMENT Obwohl die Führungskräfte die Bedeutung dieses Prozesses anerkennen, verfügen derzeit nur 15 Prozent der Unternehmen über einen vernetzten OTC-Prozess auf Basis von Echtzeitdaten. Dabei ist die Automatisierung dieses Prozesses ist eine hervorragende Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren: Er unterstützt wichtige Funktionen im Unternehmen wie die Kreditorenbuchhaltung, das Finanzwesen und den Vertrieb, erleichtert Kunden und Lieferanten die digitale und sichere Bezahlung von Rechnungen und bietet Geschäftsführer:innen Vorhersagefunktionen für Kredit- und Finanzierungsmöglichkeiten. Mehr Verantwortung mit denselben Ressourcen Vor der Automatisierung muss entschieden werden, welche Art von Software und welche Teile des Auftragsabwicklungsprozesses automatisiert werden sollen. Diese Entscheidung obliegt häufig dem Finanzvorstand des Unternehmens. Damit nicht genug: Die Rolle des CFO wächst in allen Bereichen. Neun von zehn Befragten gaben an, dass die Bedeutung des CFO für Unternehmen stark zugenommen habe. War diese Position früher für das Finanzmanagement und die Finanzprognosen zuständig, so muss der oder die Verantwortliche sich heute zunehmend mit der Finanzierung der Lieferkette, mit Versicherungen und Rohstoffen befassen. Das Problem ist jedoch, dass sich die Ressourcen nicht verändert haben. Das betrifft auch die Mitarbeitenden. Mehr als jeder zweite Befragte stimmte zu, dass die fehlende Orderto-Cash-Modernisierung ihre Fähigkeit beeinträchtigt habe, Finanzmitarbeiter:innen zu gewinnen und zu halten. 30 Prozent gaben sogar an, dass die Fluktuationsrate bei OTC-Mitarbeitenden hoch oder extrem hoch ist. Die größten Herausforderungen im OTC-Prozess Mit dieser wachsenden Verantwortung wird es für CFOs auch schwieriger, sich einen Überblick über die finanzielle Situation ihres Unternehmens zu verschaffen. So werden beispielsweise durchschnittlich 17 Prozent der Rechnungen erst nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt. Insbesondere für große Unternehmen ist es fast unmöglich, dies manuell zu erfassen. Allerdings ist der Überblick über die Rechnungen nicht die einzige Herausforderung im Order-to-Cash-Prozess. Für seine Erfordernis sprechen sechs große Herausforderungen: Z Die Datenverwaltung Debitorenmanager verfügen über mehrere separate Datenquellen wie ERP-Systeme, Bankschließfächer, Handels-Websites, Tabellenkalkulationen und mehr. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, Zahlungen und Rechnungen für den Bankabgleich, die Berichterstattung usw. abzugleichen. Nicht übereinstimmende Daten behindern den zeitnahen Informationsfluss für CFOs. Z Das Geldmanagement Ein hohes Volumen an Barzahlungen belastet die Teams der Debitorenbuchhaltung, da es sich hierbei oft um Zahlungen handelt, die ohne oder mit nur wenigen Überweisungsinformationen eingehen. Diese müssen oft in einem manuellen und sehr arbeitsintensiven Prozess abgeglichen werden. Z Das Prozessmanagement Die Leiter:innnen der Debitorenbuchhaltung müssen zeitintensive Aufgaben auf Prozessebene verwalten, Kopien von Rechnungen erneut versenden oder Checklisten und Rechnungen manuell bearbeiten. Diese manuellen und repetitiven Aufgaben sind häufig mit menschlichen Fehlern behaftet, was das Risiko von Prüfungen und Betrug erhöhen kann. Z Das Zeitmanagement Debitorenmanager:innen verbringen oft wertvolle Zeit damit, Brände zu löschen, anstatt sich auf strategische Aktivitäten und Kunden zu konzentrieren – Zeit, die sich besser für den Aufbau und die Pflege von guten Kundenbeziehungen nutzen lässt. Z Das Kundenmanagement Die Debitorenbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle für das Kundenerlebnis insgesamt, da schlechte Erfahrungen gravierende negative Auswirkungen haben können. Eine gute Erfahrung kann die Kundenbindung fördern und sogar zu einem potenziell starken Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb werden. ZDas Zahlungsmanagement Debitorenbuchhaltungen bieten eine Vielzahl von Zahlungsarten an. Die Bewältigung von Problemen wie Sicherheit und PCI-Konformität erschwert vielen Unternehmen die Arbeit und kann sie daran hindern, weitere Zahlungsmöglichkeiten hinzuzufügen. 48 10 | 2023

MANAGEMENT Software hilft bei Betrachtung der Außenstände Langsam aber sicher erkennen die Unternehmen die Vorteile automatisierter OTC-Prozesse. In den letzten beiden Jahren haben weltweit 44 Prozent der Befragten ihre diesbezüglichen Prozesse verbessert, in Europa liegt ihre Zahl mit 50 Prozent sogar noch etwas höher. Die meisten Änderungen betrafen das Zahlungsmanagement, das Kreditmanagement, die Rechnungsstellung und die Fakturierung. Der Mehrwert der Software-Lösung besteht darin, dass die Geschäftseinblicke verbessert und Muster erkannt werden. Sie bringt Unternehmen dazu, von einer funktionalen Denkweise mit viel manueller Arbeit zu einer strategischen Denkweise überzugehen, bei der ein großer Teil der Arbeit automatisiert ist. Betriebe mit einer strategischeren Denkweise können sich auf übergeordnete Aufgaben wie die Verwaltung des Betriebskapitals und Geldprognosen konzentrieren. Die Teams verschwenden weniger Arbeit an manuelle Prozesse, können vorausschauend arbeiten und haben mehr Zeit, nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundenerfahrung zu suchen. Autor Marco Eeman, CEO von Billtrust Europe. Zuvor war er als CTO bei dem niederländischen Unternehmen Order2Cash tätig, einem Anbieter von Order-to-Cash-Plattformen, der im Februar 2022 von Billtrust übernommen wurde. 1 Für die Studie von Billtrust in Zusammenarbeit mit IDC wurden 622 Führungskräfte aus der Wirtschaft befragt, davon 49 Prozent in den Vereinigten Staaten und 51 Prozent in Europa. Befragt wurden Debitorenfachleute aus verschiedenen Unternehmensebenen: Direktoren, Geschäftsleiter, C-Suite und Vizepräsidenten oder leitende Vizepräsidenten. Zudem wurden verschiedene Unternehmensgrößen berücksichtigt. Das Gros ist für Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitenden tätig, der Rest verteilt sich in gleichen Anteilen auf kleinere und deutlich größere Unternehmen. 10 | 2023 49