die bank 10 // 2018

DIGITALISIERUNG

DIGITALISIERUNG GREMIENEVALUIERUNG NACH KWG Vom staubigen Papiertiger zum modernen Online-Ansatz Bei der Evaluierung der Aufsichtstätigkeit nach dem Kreditwesengesetz (KWG) handelt es sich um mehr als nur eine Pflichtübung. Bei richtiger Ausgestaltung hilft sie, Fehlentwicklungen vorzubeugen und die Gremienarbeit systematisch zu verbessern bzw. deren Effektivität zu erhöhen. Entscheidend dabei ist, nicht nur formale Anforderungen zu analysieren, sondern die Evaluierung der aktuellen Gremienprozesse so zu nutzen, dass sich echte Verbesserungsmöglichkeiten eröffnen. Die regelmäßige Evaluierung der Arbeit von Aufsichts- und Verwaltungsräten gehört heute zum Status quo guter Corporate Governance in Deutschland – auch, weil entsprechende regulatorische Vorgaben hier wesentliche Impulse gesetzt haben. Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) fordert in Ziffer 5.6 eine Effizienzprüfung der Arbeit von Aufsichtsräten. Bei Banken und Finanzdienstleistern muss die Gremienevaluation zudem seit der Umsetzung der EU-Richtlinie CRD IV in deutsches Recht sowie der geltenden Neufassung des § 25d KWG aus dem Jahr 2014 verpflichtend durchgeführt werden. Die Evaluierung der Gremienarbeit hat sich grundsätzlich als ein wirksames Instrument zur Reflektion der internen Prozesse im Rahmen der Corporate Governance erwiesen. Betrachtet man jedoch die Vorgehensweisen und inhaltlichen Schwerpunkte in durchgeführten Gremienevaluierungen, offenbaren sich eine Reihe von Schwächen. So wird die Evaluierung in Aufsichts- und Verwaltungsräten häufig noch kritisch beäugt. Es dominiert die Perspektive einer lästigen Überprüfung der persönlichen Eignung. Die Chance für eine wirksame Verbesserung der Gremienarbeit wird hingegen oft nicht gesehen. Da zudem keine konkreten gesetzlichen Vorgaben zur Ausgestaltung und Durchführung bestehen, erfolgt vielerorts die interne Prüfung der Einhaltung regulatorischer Vorgaben mittels simpler Tick-the-Box-Methodik. Hierbei liegt der Schwerpunkt aus- schließlich auf dem Abhaken formaler Aspekte der Gremienarbeit. Dieses Vorgehen erfüllt in der Regel das geforderte gesetzliche Mindestmaß. Es ist jedoch zu hinterfragen, ob allein dadurch die Gremienarbeit wesentlich verbessert werden kann. Wissenschaftliche Untersuchungen haben bereits vielfach aufgezeigt, dass meist andere Faktoren entscheidend sind. Argumente für umfassende und regelmäßige Gremienevaluierung Die Evaluierung der Gremienarbeit kann mehr leisten als eine reine Dokumentationspflicht und Bescheinigung der Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Durch sie können aktuelle Probleme und Hindernisse im Wirken von Aufsichts- und Verwaltungsräten aktiv offengelegt werden. Überdies lassen sich konkrete Handlungsimplikationen darlegen, die wiederum verdeutlichen, über welche Stellschrauben Nachjustierungen möglich sind. Die Evaluierung sollte zudem Basis für eine fundierte Diskussion unter den Gremienmitgliedern schaffen und somit als Ausgangspunkt einer langfristig effektiven und effizienten Gremienarbeit dienen. Dies ist vor allem deshalb notwendig, weil sich die Anforderungen an Aufsichtsräte und ihre Arbeit in den letzten Jahren deutlich erhöht haben und mit einer Professionalisierung der Gremienarbeit einhergehen. Beispiele für diese gestiegenen Anforderungen lassen sich im DCGK unter den Ziffern 5.2 1 und 5.4 2 sowie zusätzlich im KWG unter §25d 3 finden. 64 10 // 2018

DIGITALISIERUNG Vor diesem Hintergrund hat eine effektive Gestaltung der Gremienarbeit höchste Priorität. Die Evaluierung kann dafür als ein wichtiger Baustein betrachtet werden. Daher sollten sich Kontrollgremien intensiv mit der Frage auseinandersetzen, welche inhaltlichen und prozessualen Themen eine Evaluierung adressieren und wie diese effizient ausgestaltet werden soll. Online-Fragebogen als Kern der Gremienevaluierung Eine effiziente und effektive Vorgehensweise zur Durchführung der Evaluierung bietet die vollständig anonyme und onlinegestützte Befragung des Gremiums mithilfe eines Fragebogens. Dieser sollte in Abstimmung mit dem betroffenen Kontrollgremium immer unternehmensspezifisch ausgelegt sein. Von Vorteil ist es, konkrete Regelungen und Anforderungen – beispielsweise aufgrund der Satzung oder Geschäftsordnung – zu berücksichtigen. Generell sollte der Fragebogen auf mehrjähriger Erfahrung in der Durchführung von Effizienzprüfungen, wissenschaftlichen Analysen zur Ableitung von Erfolgsmustern sowie auf praktischen Erfahrungen in der Gremienarbeit basieren. Wichtig ist, dass die Anonymität der Gremienmitglieder und ihrer Antworten über den gesamten Befragungs- und Auswertungsprozess gewährleistet ist. Es darf zudem keine individuelle Beurteilung der einzelnen Gremienmitglieder und ihrer jeweiligen Kompetenzen erfolgen. Zudem müssen höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards gewährleistet sein. Die Online-basierte Gremienevaluierung bietet den Vorteil, dass die Teilnehmer jegliche Endgeräte verwenden können. Diese Flexibilität vereinfacht den Bearbeitungsprozess erheblich. Der zeitliche und administrative Aufwand im Vergleich zu einer papierbasierten Befragung ist deutlich geringer. 10 // 2018 65