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die Bank 09 // 2017

die bank gehört zu den bedeutendsten Publikationen der gesamten Kreditwirtschaft. Die Autoren sind ausnahmslos Experten von hohem Rang. Das Themenspektrum ist weit gefächert und umfasst fachlich fundierte Informationen. Seit 1961 ist die bank die meinungsbildende Fachzeitschrift für Entscheider in privaten Banken, Sparkassen und kreditgenossenschaftlichen Instituten. Mit Themen aus den Bereichen Bankmanagement, Regulatorik, Risikomanagement, Compliance, Zahlungsverkehr, Bankorganisation & Prozessoptimierung und Digitalisierung & Finanzinnovationen vermittelt die bank ihren Lesern Strategien, Technologien, Trends und Managementideen der gesamten Kreditwirtschaft.

MANAGEMENT 1 | Der

MANAGEMENT 1 | Der „Orange Code“ der ING Unsere drei Werte Unsere drei Verhaltensweisen Wir sind ehrlich Du nimmst die Dinge in die Hand und treibst sie voran Wir sind umsichtig Du hilfst anderen erfolgreich zu sein Wir sind verantwortungsbewusst Du bist immer einen Schritt voraus Neuland für Compliance Officer Auf diese Interviews werden die Compliance Officer systematisch vorbereitet. Denn in der Tat geht es nicht etwa darum, einfach nur bestimmte Dinge abzufragen, sondern in einem Dialog mit den Interviewpartnern deren Einschätzungen und Einordnungen der erwähnten Soft-Faktoren zu erfahren. Für die meisten Compliance Officer stellt diese Methode Neuland dar. Die Interviews sollen Anhaltspunkte für den Einfluss von Soft- Faktoren auf die Compliance-Kultur liefern und gleichzeitig das Bewusstsein für dieses Thema schärfen. Hierzu ist es erforderlich, dass die Compliance Officer darin trainiert werden, solche Interviews zu führen und die erforderlichen Fragetechniken zu lernen. Dafür wurden professionelle Schauspieler eingesetzt, um die Compliance Officer entsprechend zu coachen. Wichtig erscheint dabei nicht zuletzt ein hohes Maß an Empathie, die ihrerseits wiederum eine sogenannte Soft Skill darstellt und die gleichsam die Basis aller Kommunikationstechniken ist. In der Empathie oder der Fähigkeit, sich in das Gegenüber hineinzuversetzen, liegt oftmals der Schlüssel funktionierender Kommunikation und erfolgreicher Gesprächsführung. Bevor jedoch die Gespräche mit den Vorstandsmitgliedern und Direct-Reports der ING-DiBa beginnen, erfolgt ein Desk Research, mit dessen Hilfe sich die Compliance Officer auf ihren Interviewpartner und dessen Aufgabenbereiche sorgfältig vorbereiten. Sie stellen einen Katalog von Fragen zusammen, die ihnen mit Blick auf die Soft Control relevant erscheinen. Dabei handelt es sich allerdings lediglich um eine Art Leitfaden. Es ist nicht vorgesehen, dass die Interviews ausschließlich auf der Basis dieser Fragen stattfinden. Sie erweisen sich aber als hilfreich bei der Vorbereitung und Strukturierung der Interviews. Keinesfalls darf der Eindruck entstehen, die Compliance Officer arbeiteten eine Checkliste ab. Wichtig ist bei diesen Gesprächen eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens. Die Gespräche sollten in einer transparenten und konstruktiven Weise geführt werden, immer mit dem gemeinsamen Ziel, den Risiko-Level des Unternehmens zu reduzieren. Nicht die Fragen, die während des Interviews gestellt werden, dürfen standardisiert sein, sondern die Struktur des Gesprächs. Darüber hinaus stellen die Compliance Officer in jedem Fall absolute Anonymität und Vertraulichkeit sicher. Niemand darf erfahren oder auch nur erahnen, wer welche Antworten gegeben hat. Spielregeln der Interviews Vor Beginn des Interviews wird der Kandidat in der sogenannten Kick-off-Phase über den Zweck des Gesprächs und die Art der Analyse informiert. Damit soll vor allem dem Eindruck entgegengewirkt werden, dieses Interview sei eine Prüfung seiner Integrität. Das anschließende Interview wird von zwei Compliance Officern geführt, wobei die Gesprächsleitung situativ wechselt. Beide machen sich während des Gesprächs Notizen (elektronische Aufzeichnungen sind tabu) und werten ihre Erkenntnisse und Eindrücke später in einem gemeinsamen Gespräch aus. Für jedes Interview wird ein Zeitaufwand zwischen eineinhalb und zwei Stunden veranschlagt. Es hat sich gezeigt, dass sich die Gesprächspartner im Laufe der Interviews immer offener und ungezwungener zu den angegebenen Themen äußern. Zu den Fragen, die gestellt werden, gehört zum Beispiel, wie der Betreffende selbst sein Führungsverhalten und seinen Management-Style beschreibt. Auch das Kommunikations-Verhalten spielt eine wichtige Rolle. In der Regel werden in den Interviews die allgemeinen Compliance-Risiken und deren Wahrnehmung, die Hard Controls, die eingangs erwähnten Soft Controls sowie mögliche weitere Risiken diskutiert. Am Ende fra- 50 09 // 2017

MANAGEMENT 2 | Der Interview-Prozess des Compliance Risk Culture Monitorings (CRCM) Vorbereitung (Desk Research) Kick-off mit Interviewpartnern Interview Auswertung und Analyse Feedback und Implementation gen die Compliance Officer den Kandidaten, wie dieser das Interview empfand und wie er persönlich diese neue Methode beurteilt. Nach dem Interview besprechen die beiden Compliance Officer die gewonnenen Erkenntnisse und diskutieren zum Beispiel auch unterschiedliche Wahrnehmungen. Die Resultate des Interviews werden in einem Bericht zusammengefasst und anschließend mit allen Befragten in der Gruppe besprochen. Auch hier gilt wieder: Anonymität muss gewährleistet sein. Nicht der Einzelne steht im Mittelpunkt, sondern die Risikoreduzierung für das Unternehmen. Dabei wird Wert auf ein möglichst zeitnahes Gespräch gelegt. Bildhaft ausgedrückt: Das Gespräch soll noch stattfinden, so lange die Tinte, mit der man den Bericht verfasst hat, frisch ist. Erkenntnis und Awareness Im Vordergrund dieser Interviews steht wie erwähnt die Frage, wie die erwähnten Soft- Faktoren von den Vorstandsmitgliedern beziehungsweise Direct Reports gelebt und erfahren werden. Gleichsam als Nebenprodukt sollen die Gespräche zur Awareness beitragen, also zur Bewusstseinsschärfung im Hinblick auf den Stellenwert der Soft-Faktoren bei der Minimierung von Compliance-Risiken im Unternehmen. Ein Thema, das in der Vergangenheit eine eher untergeordnete Rolle spielte. Somit besteht der Prozess jeweils aus fünf Phasen. In der ersten Phase erfolgt die Vorbereitung (Desk Research), dann schließt sich die Information des betreffenden Kandidaten an (Kick-off), in der dritten Phase wird das Interview geführt, das in der vierten Phase ausgewertet und analysiert wird. Im fünften Schritt erfolgen Feedback und Implementation. Besonders interessant wird dieser Prozess, wenn er von der horizontalen Linie, also Gesprächen mit den Vorstandsmitgliedern, in die Vertikale mündet, sprich: Wenn die Interviews mit den Direct Reports auf der Hierarchie-Ebene unterhalb des Vorstands geführt werden. Hier zeigt sich, ob die Selbsteinschätzung des verantwortlichen Vorstands mit der Realität übereinstimmt oder ob eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung besteht. Am Ende eines jeden Prozesses stehen Empfehlungen an die Gruppe, egal ob Vorstandsmitglieder oder Direct Reports, die jedoch keinen bindenden Charakter haben. Nach den Vorstandsmitgliedern der ING-DiBa werden in den nächsten Monaten die Direct Reports interviewt. Die bisher gesammelten Erfahrungen sind durchaus positiv. Auch bei den Interviewten stieß diese Methode nicht nur auf Zustimmung, sondern förderte sogar den einen oder anderen Erkenntnisgewinn zutage. Das Feedback seitens der Interviewten ließ erkennen, dass die Gespräche als hilfreiche Bewussseinsschärfung zur Wahrnehmung von Compliance-Risiken im Arbeitsbereich der Interviewten empfunden wurden. Mithilfe der Soft Controls gelingt es somit, auch latente Compliance-Risiken zu identifizieren und zu minimieren. FAZIT Die von der ING-DiBa angewandte Methode von Interviews mit Vorständen und Direct-Reports dürfte sich als ein zusätzliches, effizientes Instrument zur Umsetzung eines ganzheitlichen Compliance-Ansatzes erweisen. Autor: Jan-Erik Künstler, Leiter Compliance der ING-DiBa AG, Frankfurt am Main. 09 // 2017 51

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