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DIGITALISIERUNG ... Dr. Ulrich Bongartz, Artemeon Management Partner, ... ... und Dr. Michael Thygs, GuideCom. Drei Anbieter stellten ihre Programme vor: Michael Vösgen, Tricept Informationssysteme, ... dabei organisatorische, wirtschaftliche und aufsichtsrechtliche Fragen abzudecken und dazu noch Kostenoptimierung zu betreiben, ist ein Spagat, für den sich Banken auf höchstem Niveau Unterstützung sichern können. Eine ganze Reihe deutscher Banken beschäftigt sich seit mehr als einem Jahr unter der Führung des Kölner Bank-Verlags damit, ein sogenanntes Dienstleister (DL)-Steuerungstool zu konzipieren, das die Überwachungsfunktionen koordiniert und für eine regelungskonforme Einhaltung aller Obliegenheiten garantiert. Das gemeinsame Ziel ist die Verbesserung der Transparenz in der Zusammenarbeit mit den Dienstleistern. Dadurch werden einerseits eine Vereinfachung der Analyse und des Reportings gewährleistet und andererseits künftige Anforderungen an eine risikogerechte DL-Steuerung erfüllt. Im Vordergrund stehen dabei zunächst die zentralisierte Ablage der vertragsrelevanten Dokumente sowie die Möglichkeit zu einer dokumentierten Kommunikation mit dem Dienstleister und den internen Fachabteilungen. Ebenfalls auf der Liste der Anforderungen befinden sich eine Eskalationsmatrix und eine einfache Workflow-Steuerung, die beim Delegieren von Aufgaben, Analysen und Reports unterstützt. Konzeptionierung Das DL-Steuerungstool ist in verschiedenen Sprachen einsetzbar und unterstützt nicht nur die Dienstleister-Steuerer und die jeweiligen Fachabteilungen in den einzelnen Banken selbst, sondern auch die Dienstleister und eventuelle Sub-Dienstleister, die innere Revision ebenso wie bankexterne Prüfer und dient darüber hinaus auch Informationsprovidern wie dem Bankenverband. Ein solches DL-Steuerungstools muss aufgrund des heterogenen Kreises von Mitwirkenden vielfältige Anforderungen erfüllen. Jede teilnehmende Bank verfügt über eine deutlich unterschiedliche Anzahl von Dienstleistern. Außerdem bestehen erhebliche Unterschiede hinsichtlich des erwarteten Umfangs des Steuerungstools. Ein wesentlicher Punkt eines solchen DL- Steuerungstools könnte ein geschlossener Kommunikationsbereich mit Anwendungen wie Screensharing, Chat oder Videotelefonie sein, in dem sich einzelne Partner biliteral oder in der Gruppe, ähnlich wie in einem Forum, austauschen. Aktuelle Möglichkeiten Was kann ein solches Tool heute schon leisten? Bei einem Meeting in Frankfurt stellten drei Anbieter den interessierten Bankenvertretern ihre Ideen zu Funktionalitäten und Nutzungsvarianten sowie Standardsoftware-Varianten vor, die von verschiedenen Banken bereits erfolgreich eingesetzt werden und ihre Funktionalitäten sowie ihre Stabilität in der Praxis unter Beweis gestellt haben. Prinzipiell gehen dabei alle Hersteller nach dem gleichen Schema vor und bieten Lösungen an, die einem Cockpit ähneln, in dessen Grundfunktionen nach Belieben Add-ons für die verschiedensten Wünsche und Bedürfnisse integriert werden können. Unterschiede sind allenfalls in optischen Aspekten der Benutzeroberflächen und wenigen Details auszumachen. In jeder teilnehmenden Bank kann der hauseigene Administrator flexibel festlegen, welche Rechte der einzelne Nutzer haben soll. Die vorgestellten DL-Tools bieten Hilfestellung für alle Bereiche der Digitalisierung, unterstützen bei der Banksteuerung, im Vertrieb, in IT-Organisation und Revision bis hin zum Personalbereich. Sie lassen sich an vor- 66 03 // 2017

DIGITALISIERUNG Thomas Bonke, UBS Europe Frank Mehlhorn, Bundesverband deutscher Banken handene Abrechnungssysteme ebenso andocken wie an ein zentrales Dokumentenarchiv, sie dokumentieren Vertragslaufzeiten und warnen rechtzeitig vor Fristen, sie erstellen selbstständig Reports auf Basis von Templates, die direkt an die entsprechenden Adressaten weitergeleitet werden. Kurzum: Die Tools gehen mit Effizienz und Effektivität daran, die Services kontinuierlich zu verbessern und die Steuerung zu optimieren; sie initiieren alle notwendigen Schritte bis zum Ende des Prozesses, bis zum Risikobericht: „Denn am Ende muss ein Report dabei ´rauskommen“, brachte es ein Anbieter auf den Punkt. Dabei werden von einem solchen DL- Steuerungstool alle Vorgehensschritte aufsichtsrechtlich konform mitgeloggt. Die Systeme überwachen darüber hinaus die Mitarbeiter, d. h. Vorgesetzte erhalten rechtzeitig Warnmeldungen, wenn Mitarbeiter Überwachungs- oder Kontrollprozesse nicht fristgemäß oder komplett bearbeitet haben. Dazu generieren die Tools eigenständig Nachrichten und exportieren diese in die vorhandenen Mailsysteme, abhängig von der gewünschten Frequenz. Diese Warnmeldungen sollten allerdings nicht zu häufig auf den Bildschirmen aufpoppen, denn mit zunehmender Häufigkeit wächst die Gefahr, die Warnungen letztendlich zu ignorieren. „Lieber eine konsolidierte Zusammenfassung am Morgen, und danach herrscht Ruhe für den Tag“, formulierte ein Dienstleister im Rahmen der Vorstellrunde. Möglich ist zum Beispiel auch ein sogenannter Marketplace. Hier kann ein Austausch zwischen Banken stattfinden, wobei ein Institut beispielsweise Formulare oder Vorlagen von einem Mitbewerber übernimmt, die dieser auf der Plattform zur Verfügung gestellt hat. Gemeinsam können die Banken auch in diesem Punkt mehr erreichen als jeder Marktteilnehmer allein. Die Vorteile der Gruppe zu nutzen, steht auch für Michael Eichler im Vordergrund. Der Geschäftsführer des Bank-Verlags verglich die Vorteile der Zusammenarbeit mit dem Straßenverkehr, wo ebenfalls die große Masse davon profitiere, wenn sich alle an gemeinsame Regeln hielten. Autorin: Anja U. Kraus Katja Runge, Deutsche Hypothekenbank 03 // 2017 67