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die bank 10 // 2018

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die bank gehört zu den bedeutendsten Publikationen der gesamten Kreditwirtschaft. Die Autoren sind ausnahmslos Experten von hohem Rang. Das Themenspektrum ist weit gefächert und umfasst fachlich fundierte Informationen. Seit 1961 ist die bank die meinungsbildende Fachzeitschrift für Entscheider in privaten Banken, Sparkassen und kreditgenossenschaftlichen Instituten. Mit Themen aus den Bereichen Bankmanagement, Regulatorik, Risikomanagement, Compliance, Zahlungsverkehr, Bankorganisation & Prozessoptimierung und Digitalisierung & Finanzinnovationen vermittelt die bank ihren Lesern Strategien, Technologien, Trends und Managementideen der gesamten Kreditwirtschaft.

DIGITALISIERUNG 1 |

DIGITALISIERUNG 1 | Gegenüberstellung der Befragungsergebnisse Themenbereiche Beispielinhalte 1 2 3 4 5 6 Innere Ordnung und Organisation des Aufsichtsrats Prozesse und Arbeitsweise des Aufsichtsrats Informationsversorgung der Aufsichtsratsmitglieder Zusammensetzung des Aufsichtsrats Arbeitsweise und Besetzung der Ausschüsse Effizienzprüfung » Existenz und Ausgestaltung der Geschäftsordnung » Anzahl und Ausgestaltung von Ausschüssen » Diskussions- und Arbeitskultur » Aufgaben des Aufsichtsrats » Aufsichtsratsplenum und Aufsichtsratsvorsitzender » Aufsichtsratsplenum und Abschlussprüfer » Kompetenzen und Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder » Diversity des Aufsichtsrats » Arbeitsteilung der Ausschüsse » Arbeitsweisen der existierenden Ausschüsse » Umfang der Effizienzprüfung » Ableitung von Handlungsimplikationen Quelle: © 2018 ECBE GmbH. Auch sollte die Online-Befragung gewährleisten, dass die Mitglieder eines Gremiums nur Zugang zu solchen Fragen erhalten, die für sie von inhaltlicher Relevanz sind, zum Beispiel aufgrund einer Tätigkeit in Ausschüssen. Missverständnisse und Fehlinterpretationen bei der Beantwortung der Fragen lassen sich auf diese Weise vermeiden. Berücksichtigung aller Aspekte der Aufsichtsratsarbeit Inhaltlich sollte die Evaluierung alle wesentlichen Aspekte der Aufsichtsratsarbeit adressieren. Es ist von elementarer Bedeutung, dass nicht lediglich formale, sondern auch informelle Aspekte aufgenommen werden. Eine typische Struktur des Fragebogens verdeutlicht Abbildung 1, bei der die Aspekte der Gremienarbeit in sechs Themenbereiche kategorisiert wurden. ÿ 1 Darüber hinaus ist die Kombination aus der Überprüfung der regulatorischen Anforderungen (Compliance Check) sowie die Spiegelung des Status quo der Gremienarbeit unter Best-Practice-Gesichtspunkten (Best Practice Check) hilfreich. Der Compliance Check hat die Überprüfung und Sicherstellung der Gesetzeskonformität zum Ziel. Als Basis dienen relevante und aktuell gültige Normen, Vorschriften und Empfehlungen. Der Best Practice Check basiert auf praktischen Erfahrungen bzw. Empfehlungen und neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen für eine erfolgreiche Gremienarbeit. Er dient der Identifizierung potenzieller Verbesserungs- und Handlungsmöglichkeiten. Dem Gremium wird hierdurch illustriert, in welchen Bereichen die Stärken der Aufsichtsratsarbeit liegen und in welchen Verbesserungspotenziale zu heben sind. Mehrdimensionale Auswertungsmethodik Damit die Evaluierung nicht lediglich der Dokumentationspflicht und Überprüfung der Einhaltung regulatorischer Vorgaben dient, sollte nach Abschluss der Befragung eine detaillierte und mehrdimensionale Auswertung der Befragungsergebnisse erfolgen. Dadurch erhält der Aufsichtsrat nicht nur einen deskriptiven Eindruck von den Ergebnissen der Selbstevaluierung, sondern kann die Ergebnisse besser einordnen und mögliche Handlungsimplikationen ableiten. Die Auswertung der Evaluation sollte in drei Dimensionen erfolgen: erstens die Darlegung von Handlungsfeldern, zweitens die Bildung von Performance-Indikatoren und Vergleichsnormen sowie drittens die Betrachtung der Ergebnisse im Zeitverlauf. Darlegung von Handlungsfeldern In einem ersten Schritt wird die durchschnittliche Beurteilung aller Aufsichtsratsmitglieder je Frage sowie der durchschnittliche Konsens der teilnehmenden Gremienmitglieder bezüglich der jeweiligen Frage analysiert. Durch die Gegenüberstellung der beiden Kennzahlen in einer Best-Practice-Matrix kann das Antwortverhalten über alle Fragen aggregiert dargestellt werden. Niedrig bewertete themenspezifische Fragen sowie Diskrepanzen der individuellen Wahrnehmung einzelner Aspekte der Aufsichtsratsarbeit werden somit transparent. Im Ergebnis liegt eine für das Gremium vorteilhafte und übersichtliche Darstellung vor. Diese zeigt auf, in welchen Feldern der Gremienarbeit Handlungs-, Diskussions- oder Informationsbedarf besteht. Abbildung 2 verdeutlicht die Gegenüberstellung der Befragungsergebnisse in der Best-Practice- Matrix. ÿ 2 Bildung von Performance-Indikatoren und Vergleichsnormen Eine notwendige Auswertungsdimension ist die Erkennung von Mustern bei Defiziten: Regelmäßig wiederkehrende ähnlich gelagerte Probleme sind in der Regel auf typische Gruppenkonflikte zurückzuführen, die letztlich negative Dynamiken innerhalb des 66 10 // 2018

DIGITALISIERUNG Gremiums verursachen. Die Konflikte lassen sich dabei in vier Kategorien einteilen. Diese betreffen die Zusammenarbeit innerhalb des Gremiums, die Strukturen und Prozesse der Arbeit, den Umfang der Diversität des Gremiums sowie die Zusammenarbeit mit wesentlichen Stakeholdern. Um Konfliktmuster in der Gremienarbeit frühzeitig zu erkennen, sollten bei der Evaluierung Indikatoren abgeleitet werden, die sich aus der zielgerichteten Verknüpfung und Zuordnung der Fragen des Fragebogens ergeben. Aus der Zuordnung der Einflussfaktoren resultieren wiederum vier Indikatoren, die es erlauben, die Stärken und Schwächen eines Gremiums in verschiedenen Dimensionen zu identifizieren. Z Der Board Collaboration Indicator beurteilt die Zusammenarbeit innerhalb des Gremiums, um zielgerichtete Diskussionen und Entscheidungsprozesse zu gewährleisten. Z Mithilfe des Board Process Indicators wird die zielkonforme Ausgestaltung der Strukturen und Prozesse des Aufsichtsrats beurteilt. Z Der Board Diversity Indicator analysiert die Diversität von Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmalen des Aufsichtsrats. Z Die Zusammenarbeit des Gremiums mit wesentlichen Stakeholdern des Gremiums bzw. des Unternehmens wird auf Basis des Stakeholder Relation Indicators analysiert. Lassen sich bereits über die einzelnen Indikatoren Handlungsfelder systematisch identifizieren, ermöglicht die integrierte Sicht auf alle Aspekte eine neue Qualität der Gremienevaluierung. Die Evaluierungspraxis zeigt, dass Kontrollgremien typischerweise robuste Referenzpunkte zur Einordnung der eigenen Ergebnisse fehlen. In der Konsequenz werden Resultate durch Gremienmitglieder über- oder unterbewertet. Die Gefahr falscher Schlüsse ist hoch. Daher sollten zur Einordnung Vergleichsnormen herangezogen werden. Durch den vergleichenden Blick auf die Ergebnisse der definierten Peer Group kann das Gremium die eigene Arbeitsweise besser reflektieren. Die methodische Vorgehensweise der Peer-Group-Bildung sollte dabei nicht auf einer Liste von Unternehmen basieren. Vielmehr ist die Ableitung der Normen auf Basis von verschiedenen Gremien- sowie Unternehmenscharakteristiken notwendig, die mittels statistischer Methoden ausgewertet und systematisiert werden. Vermeidung punktueller Rückschlüsse – Ergebnisse im Zeitverlauf Eine regelmäßige Durchführung der Gremienevaluierung mit detaillierter und mehrdimensionaler Auswertung hat – gerade vor dem Hintergrund der sich stetig ändernden Zusammensetzung von Aufsichts- und Verwaltungsgremien – zahlreiche Vorteile. Zum einen können kontinuierlich ergänzte regulatorische Anforderungen aufgegriffen werden, damit die Gremienmitglieder ihre zunehmende Aufgaben- und Verantwortungsfülle sowie notwendige Qualifizierungen reflektieren. Zum anderen schafft die Gegenüberstellung aktueller Befragungsergebnisse mit jenen aus den Vorjahren eine wirkungsvolle Auswertungsdimension, die dem Gremium die eigene Entwicklung in der Gremienarbeit verdeutlicht. Die vergleichende Betrachtung identifiziert Fort- oder auch Rückschritte und stellt 10 // 2018 67

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