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die bank 03 // 2021

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die bank gehört zu den bedeutendsten Publikationen der gesamten Kreditwirtschaft. Die Autoren sind ausnahmslos Experten von hohem Rang. Das Themenspektrum ist weit gefächert und umfasst fachlich fundierte Informationen. Seit 1961 ist die bank die meinungsbildende Fachzeitschrift für Entscheider in privaten Banken, Sparkassen und kreditgenossenschaftlichen Instituten. Mit Themen aus den Bereichen Bankmanagement, Regulatorik, Risikomanagement, Compliance, Zahlungsverkehr, Bankorganisation & Prozessoptimierung und Digitalisierung & Finanzinnovationen vermittelt die bank ihren Lesern Strategien, Technologien, Trends und Managementideen der gesamten Kreditwirtschaft.

DIGITALISIERUNG 1 |

DIGITALISIERUNG 1 | Effektives Vorgehensmodell zur Umsetzung von Reportinganforderungen Die regelmäßigen Anpassungen und Erweiterungen von Reportinganforderungen stellen Kreditinstitute immer wieder vor enorme Herausforderungen in Hinblick auf Prozesse und Systeme. Analyse & Initialisierung Umsetzung der fachlichen Anforderungen & Datenanbindung Transformation & Test GoLive & Operative Begleitung Fachbereich » Analyse der neuen Reportinganforderungen » Bewertung der Implikationen für die Kreditinstitute » Erstellung Fachund Fachfeinkonzeptionen » Prozessdesign » Erstellung Testrahmenkonzept und Testfälle » Fachliche Testdurchführung & Dry Runs » Übergabe Prozesse & Dokumentationen » Schulungen & Workshops IT » Erarbeitung von Gap-Closing- Szenarien » Entwicklung IT-Leitbild » Datenanbindung » Erweiterung Datenverarbeitung » Einrichtung Testumgebungen » Defect-Behebung » Unterstützung im Betrieb Quelle: movisco AG. am Projekt beteiligten Parteien berücksichtigt. Die somit identifizierten und abgestimmten Neuerungen müssen jetzt den Weg in die vorhandene System- und Prozesslandschaft des Kreditinstituts finden. Dabei sind unterschiedliche Wege denkbar, abhängig von den Quellen, aus denen das Reporting-System beliefert wird: Denkbar ist die Erweiterung von Extraktionen aus Vorsystemen (z. B. SAP CML) oder Kalkulations-Engines (bspw. SAP BA oder ABIT). Möglicherweise muss auch eine neue Anbindung geschaffen werden. Es kann allerdings auch ausreichend sein, Anpassungen wie Funktionen oder Ableitungen im Reporting-System vorzunehmen. Häufig müssen dazu manuelle Schnittstellen ebenfalls erweitert werden. Alle Anpassungen an Systemen werden in prüfergerechten Dokumentationen erfasst. In der engen Kooperation zwischen Fachbereich, IT-Abteilung und IT-Dienstleister als Vermittler liegt starkes Augenmerk auf dem Erhalt der Datenqualität bzw. deren Verbesserung. Außerdem werden die Auswirkungen der Veränderungen auf die Gesamtgeschwindigkeit der beteiligten Systeme und Prozesse überprüft, da eine Verschlechterung dieser Parameter nicht erwünscht ist. Die Konsistenz zu testierten Zahlen ist stets sicherzustellen. Dies kann einerseits mit dem Einsatz von IDV-Werkzeugen erfolgen oder auch mithilfe anderer Software zur Erstellung finanzieller Berichterstattung. Damit die jeweilige Reporting-Anforderung termingerecht erfolgen kann, ist ein detailliertes Design der Prozesse inklusive der genauen Ablaufplanung notwendig. Das Design muss die Vorgaben, die sich aus der IT-Governance ergeben, im Detail berücksichtigen. Die nötigen Schritte werden prüfergerecht dokumentiert. Prozess-Design und Dokumentation berücksichtigen auf der einen Seite die Ablaufsteuerung innerhalb des Reporting-Systems sowie ihre Beladung durch vorgelagerte Systeme. Auf der anderen Seite sind die Termine für Zulieferungen anderer Abteilungen zu bestimmen sowie der Ablauf der Meldungserstellung in den betroffenen Abteilungen zu definieren. Bei jedem einzelnen Schritt wird hinterfragt, wie sich die Effizienz aller Prozesse erhöhen lässt, um die Gesamtgeschwindigkeit des Reporting möglichst hoch zu halten. Phase 3: Transformation und Test Bevor die Veränderungen an Prozessen und IT- Systemen produktiv geschaltet werden können, müssen diese umfassend getestet werden. Die Ziele des Tests, Testobjekte und -organisation sind zu definieren, um diese effektiv und effizient zu gestalten. Das Testrahmenkonzept sollte in enger Abstimmung zwischen IT, Fachbereich und Dienstleister entstehen, damit die Interessen aller Projektbeteiligten vollständig berücksichtigt werden. Basierend auf diesem Konzept sind Testfälle zu erstellen, um die Qualität der Umsetzung der Anforderungen, die reibungslose Funktionsweise des Reporting-Systems sowie dessen Performance zu überprüfen. Jeder Testfall erhält im Idealfall (i) eine individuelle ID, (ii) eine fachliche Beschreibung und (iii) die Definition des erwarteten Ergebnisses. Dieses Vorgehen erlaubt eine strukturierte und lückenlose Durchführung des Tests. Je größer die Testabdeckung durch Anzahl und Genauigkeit der Testfälle, desto robuster ist auch das Resultat. Die Tests werden unabhängig von den Produktivsystemen durchgeführt. Es ist ratsam, zwei Testumgebungen aufzusetzen: Eine wird 64 03 // 2021

DIGITALISIERUNG mit historischen Produktivdaten befüllt, eine andere mit synthetischen Testdaten. Die im Reporting-System vorhandenen Logiken lassen sich mit historischen Produktivdaten sehr effektiv testen. Dieser Ansatz bietet den Vorteil, dass die Konsistenz der Daten mit dem Ergebnis einer Verarbeitung im Produktivsystem abgeglichen werden kann. Zudem erlaubt es eine Einschätzung, ob die Neuerungen die Performance des Systems nicht zu stark belasten. Allerdings ist die Beladung der Testumgebung einer vollständigen Verarbeitung mit historischen Daten sehr zeitintensiv und bindet viele Ressourcen. Diesen Engpass umgeht die zweite mit synthetischen Daten gefüllte Testumgebung. Dies ermöglicht bspw. ein effizientes Testen von Berichten und manuelle Schnittstellen. Sind die Testumgebungen eingerichtet, ist die Voraussetzung für eine Testdurchführung geschaffen. In der Praxis ist der Einsatz von Tools für das Testmanagement (z. B. ALM, JIRA) zu empfehlen. Die Werkzeuge bieten eine transparente Dokumentation und ein nachvollziehbares Management von eventuell auftauchenden Fehlern, die dann gemeinsam von Fachbereich und IT bewertet werden. Letztlich kann nur der Fachbereich entscheiden, ob es sich um einen inhaltlichen Fehler handelt, der Auswirkungen auf das Ergebnis der Reports zeitigt. Identifizierte Fehler werden im Idealfall in enger Abstimmung mit den Entwicklern analysiert und behoben. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Tests ist es empfehlenswert, auf der Produktionsumgebung Testläufe (Dry Runs) durchzuführen. In diesem Schritt wird die erstmalige Erstellung der neuen Reporting-Anforderungen simuliert. Die dabei im zukünftigen Regelprozess entstehenden Templates und Tabellen werden gemeinsam mit dem Fachbereich analysiert und plausibilisiert. Es wird somit sichergestellt, dass Konzeption und Umsetzung der Anforderungen den Ansprüchen des Fachbereichs entsprechen. Um das Risiko im Rahmen der Produktivschaltung zu minimieren, erfolgt dieser Schritt idealerweise mit den Daten einer außerplanmäßigen Beladung oder mithilfe einer Kopie eines vergangenen Berichtsstichtags auf der Testumgebung. Da die Durchführung eines Dry Runs losgelöst von tatsächlich zu erbringenden Reports erfolgt, kann der Schritt flexibel geplant und umgesetzt werden. Der Test erlaubt auch wichtige Rückschlüsse auf die zu erwartende Geschwindigkeit im Echtbetrieb. Phase 4: Liveschaltung und operative Begleitung Im Rahmen der Liveschaltung (Go Live) werden alle neu entwickelten Prozesse, die für Erzeugung des Zahlenwerks zur Erfüllung der neuen Reportinganforderungen notwendig sind, an die Linienmitarbeiter übergeben. Die Mitarbeiter erhalten alle Fachkonzeptionen und Arbeitsanweisungen sowie die Testdokumentation. Um das Projekt für fachkundige Dritte nachvollziehbar werden zu lassen, werden außerdem sämtliche Auslegungsentscheidungen und Annahmen rund um das Projekt übergeben. Die Dokumentation geht auch auf die Fragestellung ein, wie die Änderungen die IT-Governance des Instituts unterstützen, um transparent die Notwendigkeit der Anpassungen darzustellen. Für zukünftige Weiterentwicklungen oder erneute Überarbeitungen werden alle vorgenommenen Anpassungen des Reporting-Systems ausführlich dokumentiert. In der Regel münden die neuen regulatorischen Anforderungen in komplexen Neuerungen der eingesetzten Systeme. Deswegen ist es notwendig, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Sind zukünftig mehrere Mitarbeiter in die Prozessdurchführung involviert, kann auch die Veranstaltung von Workshops sinnvoll sein. Für eine reibungslose Einführung erscheint die Unterstützung der Anwender durch das Projektteam während der Erstanwendung sinnvoll. So wird sichergestellt, dass sämtliche Arbeitspakete und Prozesse erfolgreich durchlaufen werden, auch wenn die Mitarbeiter trotz Schulung die neuen Aufgaben noch nicht in vollem Umfang beherrschen sollten. Das Vorgehensmodell sieht nach der erstmaligen Durchführung der neuen Anwendung FAZIT Das hier vorgestellte detaillierte prozessorientierte Vorgehensmodell zur Umsetzung neuer Reporting- Anforderungen bei Kreditinstituten hat die simultane Betrachtung von fachlichen und technischen Aspekten des Reporting-Prozesses in vier definierten Projektphasen im Fokus. Wie aufgezeigt, lassen sich mit der Hilfe von Data Warehouses die aufsichtlichen und bilanziellen Anforderungen an das Reporting wesentlich gezielter und effizienter bewältigen. eine Zusammenstellung der Erfahrungen und Erkenntnisse aus der ersten Anwendung vor. Die internen Mitarbeiter treten in den Austausch mit dem Projektteam. Daraus ergeben sich möglicherweise Nacharbeiten, die dann mit einem deutlich kleineren Projektteam kurzfristig umgesetzt werden können. Autoren Tim Sutterer ist Managing Consultant bei der movisco AG. Seine Beratungsschwerpunkte sind Financial Reporting und dessen Umsetzung in Data Ware houses sowie die Themen bilanzielles und aufsichtliches Reporting von Banken. Henrik Ochel ist als Consultant im gleichen Unternehmen. Er ist spezialisiert auf die Entwicklung und Umsetzung von Reportinglösungen insbesondere in Bezug auf Offenlegungs- und Berichtspflichten bei Kreditinstituten. 03 // 2021 65

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