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die bank 02 // 2016

die bank gehört zu den bedeutendsten Publikationen der gesamten Kreditwirtschaft. Die Autoren sind ausnahmslos Experten von hohem Rang. Das Themenspektrum ist weit gefächert und umfasst fachlich fundierte Informationen. Seit 1961 ist die bank die meinungsbildende Fachzeitschrift für Entscheider in privaten Banken, Sparkassen und kreditgenossenschaftlichen Instituten. Mit Themen aus den Bereichen Bankmanagement, Regulatorik, Risikomanagement, Compliance, Zahlungsverkehr, Bankorganisation & Prozessoptimierung und Digitalisierung & Finanzinnovationen vermittelt die bank ihren Lesern Strategien, Technologien, Trends und Managementideen der gesamten Kreditwirtschaft.

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ó BERUF & KARRIERE Mehr Effizienz in Verwaltungsund Aufsichtsorganen KWG-AUSSCHÜSSE Fast zwei Jahre nach Einführung des neuen § 25 d KWG ist zum 5. November 2015 erneut eine KWG-Änderung in Kraft getreten, mit der die Bildung von Ausschüssen in den Aufsichtsräten und Verwaltungsräten 1 von Banken und Sparkassen vorerst abschließend geregelt wird. 2 Während CRR-Institute von erheblicher Bedeutung weiterhin verpflichtet sind, vier im KWG genannte Aufsichtsratsausschüsse einzurichten, müssen alle weiteren Institute die Notwendigkeit der Ausschussbildung anhand definierter Kriterien regelmäßig prüfen. Probleme können aufgrund von Regelungslücken insbesondere dann entstehen, wenn Institute bereits in der Vergangenheit Ausschüsse eingerichtet hatten und sie diese nun an die KWG-Anforderungen anpassen müssen. Der vorliegende Beitrag gibt daher konkrete Hilfestellungen für die betroffenen Institute, die diese im Rahmen ihres Entscheidungsprozesses berücksichtigen sollten. Peter Ruhwedel Keywords: Ausschüsse, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat Die Einrichtung von Fachausschüssen dient der Effizienzsteigerung von Aufsichtsräten und gehört inzwischen zum Standard einer funktionsfähigen Unternehmensüberwachung. In Umsetzung europäischer Vorgaben ist zum 1. Januar 2014 der neue § 25 d KWG in Kraft getreten, der in den Abs. 7-12 die Einrichtung von vier Ausschüssen (Prüfungs-, Risiko-, Nominierungs- und Vergütungskontrollausschuss) in den Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen von Kreditinstituten regelt. Aufgrund von redaktionellen Fehlern des Gesetzes sowie teilweise erheblicher Kritik aus der Kreditwirtschaft wurden die entsprechenden Regelungen noch zweimal geändert. Mit der letzten Änderung des KWG scheint ein endgültiger Stand erreicht worden zu sein, der sowohl die zugrunde liegenden europäischen Anforderungen an eine funktionsfähige Internal Governance der Institute als auch die berechtigten Interessen der Kreditwirtschaft berücksichtigt. Ergänzend hat die BaFin am 4. Januar 2016 eine überarbeitete Fassung ihres „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen“ (BaFin-Merkblatt) veröffentlicht und hierin erstmals auch detaillierte Regelungen zur Ausschussbildung aufgenommen. Dies betrifft insbesondere diejenigen Institute, die im Gegensatz zu den CRR-Instituten nicht zur Ausschussbildung verpflichtet sind. „Die Bundesanstalt erwartet, dass das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan anhand der genannten Kriterien nachvollziehbar über die Bildung oder Nicht-Bildung der Ausschüsse entscheidet und die Entscheidung angemessen dokumentiert“ (BaFin-Merkblatt, S. 46). Sie unterliegen damit einem Begründungszwang, wenn sie nur einen Teil oder auch gar keine der im KWG vorgesehenen Ausschüsse einrichten wollen. „Sofern von der Ausschussbildung abgesehen wird, obliegen die Kontrollfunktionen, die [...] den Ausschüssen zugewiesen werden, grundsätzlich dem Gesamtgremium“ (BaFin-Merkblatt, S. 47). Die neuen Regelungen erfordern eine kritische Überprüfung der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sowie ggf. eine Anpassung der Ausschusstruktur und -besetzung. Um einen strukturierten Entscheidungsprozess mit einer BaFin-konformen Begründung zu gewährleisten, sollten die betroffenen Institute dabei folgende Kernfragen beantworten und dieses angemessen dokumentieren: (1) Ist das Institut zur Einrichtung von KWG- Ausschüssen verpflichtet? (2) Welche Aufgaben haben die Ausschüsse wahrzunehmen? (3) Wie müssen die Ausschüsse gebildet und besetzt werden? (1) Verpflichtung Alle Kreditinstitute, die kein CRR-Institut von erheblicher Bedeutung sind, sollen auf Basis der Größe, der internen Organisation sowie der Art, des Umfangs, der Komplexität und des Risikogehalts der Geschäfte des Unternehmens prüfen, ob die im KWG vorgesehenen Ausschüsse einzurichten sind (§ 25 d Abs. 7 S. 1 KWG sowie BaFin-Merkblatt, S. 46). Die Beurteilung hierzu ist von jedem Unternehmen selbst durchzuführen und angemessen zu dokumentieren. Dabei sollte die Prüfung für jeden Ausschusstyp einzeln durchgeführt werden, sodass im Ergebnis alle, nur ein Teil oder keiner der 72 diebank 02.2016

BERUF & KARRIERE ó (2) Aufgaben Die Aufgaben der KWG-Ausschüsse werden detailliert im § 25 d Abs. 8, 9, 11 und 12 KWG beschrieben. 4 Die Ausschüsse sollen den Gesamtaufsichtsrat insbesondere in den folgenden Handlungsfeldern beraten und unterstützen: (a) Risikoausschuss: Beratung zur aktuellen und zukünftigen Gesamtrisikobereitschaft und -strategie, Überwachung der Umsetzung dieser Strategie, Überwachung der Übereinstimmung von Kundenkonditionen mit Geschäftsmodell und Risikostrategie, Prüfung der Berücksichtigung der Risiko-, Kapital- und Liquiditätsstruktur sowie der Wahrscheinlichkeit und Fälligkeit von Einnahmen im Vergütungssystem. (b) Prüfungsausschuss: Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirkfl Die Einrichtung von Fachausschüssen dient der Effizienzsteigerung von Aufsichtsräten und gehört inzwischen zum Standard einer funktionsfähigen Unternehmensüberwachung. KWG-Ausschüsse eingerichtet werden können. Für die Aufsichtsräte stellt sich die Frage, wie die im Gesetz genannten Kriterien für das jeweilige Institut operationalisiert werden können. Hierzu sollten insbesondere die nachfolgenden Kriterien herangezogen werden: (a) Institutsgröße: Bilanzsumme, Anzahl der Mitarbeiter, Umfang der Kundeneinlagen und der Forderungen aus dem Kreditgeschäft, regionale Erstreckung bzw. Internationalität, Anzahl der Geschäftsfelder. (b) Interne Organisation: Struktur der Geschäfts- und Zentralbereiche, Größe und Ressortierung der Geschäftsleitung, Kompetenzen der Vorstandsmitglieder, Anzahl der Niederlassungen und Filialen, Art und Anzahl der Beteiligungen, interne Kontroll- und Risikomanagementsysteme, Grad der Standardisierung und Harmonisierung der IT-Systeme, Umfang des Outsourcings. (c) Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäfte: Geschäftsmodell, Ertragslage, Kapitalstruktur, Risikolage (Adressenausfall-, Marktpreis-, Liquiditäts- und operationelle Risiken), Markt- und Wettbewerbsentwicklungen sowie Rating. Neben diesen inhaltlichen Kriterien sollte auch die Größe des Aufsichtsrats berücksichtigt werden. So verlangte bereits die ursprüngliche Gesetzesbegründung, ab einer Zahl von zehn Aufsichtsratsmitgliedern die KWG-Ausschüsse zu bilden. Vor dem Hintergrund der in den vergangenen Jahren stark gestiegenen Aufgabenkomplexität sollte eine Zahl von neun Aufsichtsratsmitgliedern jedoch nur im Ausnahmefall als Obergrenze für den vollständigen Verzicht auf eine Ausschussbildung gesehen werden. So zeigen wissenschaftliche Studien, dass auch Gremien mit sechs bzw. neun Mitgliedern in der Regel Fachausschüsse einrichten. 3 Die Frage, ob Ausschüsse nach dem KWG eingerichtet werden müssen, ist in zweifacher Hinsicht bedeutsam: zum einen müssen Ausschüsse neu eingerichtet bzw. die Aufgaben bestehender Ausschüsse an die KWG-Systematik angepasst werden. Anders ausgedrückt ist es nicht möglich, die Bildung von KWG-Ausschüssen abzulehnen und gleichzeitig wesentliche Aufgaben eines KWG-Ausschusses einem anderen Ausschuss zu übertragen, der nicht unter die KWG-Regelungen fällt. Zum anderen sind die in Abschnitt (3) beschriebenen neu eingeführten Regelungen zur Besetzung der Ausschüsse gemäß KWG zu berücksichtigen. 02.2016 diebank 73

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