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die bank 01 // 2018

die bank gehört zu den bedeutendsten Publikationen der gesamten Kreditwirtschaft. Die Autoren sind ausnahmslos Experten von hohem Rang. Das Themenspektrum ist weit gefächert und umfasst fachlich fundierte Informationen. Seit 1961 ist die bank die meinungsbildende Fachzeitschrift für Entscheider in privaten Banken, Sparkassen und kreditgenossenschaftlichen Instituten. Mit Themen aus den Bereichen Bankmanagement, Regulatorik, Risikomanagement, Compliance, Zahlungsverkehr, Bankorganisation & Prozessoptimierung und Digitalisierung & Finanzinnovationen vermittelt die bank ihren Lesern Strategien, Technologien, Trends und Managementideen der gesamten Kreditwirtschaft.

MANAGEMENT KOMBINATION

MANAGEMENT KOMBINATION VON BERICHTSPFLICHT UND INFORMATION Effektives Compliance- und Management Reporting In vielen Kreditinstituten hat sich ein schier undurchschaubares Berichtswesen entwickelt. In diesem Zusammenhang ist die Compliance-Funktion häufig von zwei Problematiken betroffen: Berichte enthalten oft nur die Mindestberichtsbestandteile, zudem existiert eine fortwährende Unsicherheit über die Struktur und den Umfang der Berichte. Das kann dazu führen, dass steuerungsrelevante Management-Informationen nicht ausgewogen genug an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Unsere Autoren beschreiben eine praktikable Lösung. Die Übermittlung von relevanten Informationen ist Aufgabe jeder Berichterstattung. Die Art und Weise der Informationsanforderungen ist dabei unterschiedlich und immer von den Berichtsempfängern abhängig. Durch eine Abklärung der Informationsanforderungen können (Budget-)Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollzwecke gezielt unterstützt werden. Die Geschäftsführung nutzt diese Informationen gleichermaßen zur Dokumentation der eigenen Due Diligence im Rahmen der Überwachungsfunktion. Dabei hat jede Form der Berichtserstattung eine verhaltensbeeinflussende Wirkung. Bereits beim Einsatz von Signalfarben und Risikoampeln kann das der Fall sein, da diese oftmals eine besondere Dringlichkeit und ein rasches Handeln intendieren. Man spricht hier vom sogenannten Framing-Effekt: Bewusst gewählte Darstellungen, Formulierungen oder Erläuterungen beeinflussen die Informationsaufnahme des Berichtsempfängers und wirken sich auf dessen Entscheidungsfindung aus. Um den Berichtsempfänger bestmöglich in die Lage zu versetzen, wei- testgehend objektive und für das Kreditinstitut förderliche Entscheidungen zu treffen, sollten unbedingt einige Grundregeln beachtet werden. Die einmal gewählte Struktur des Berichts, dessen Aufbau, Layout und Design sollten zur besseren Vergleichbarkeit kontinuierlich beibehalten werden. Rein textliche Darstellungen sollten zur besseren Wahrnehmung und zur Versinnbildlichung von Zusammenhängen um Tabellen oder anschauliche Grafiken ergänzt werden. Ebenso gehören allgemeine Übersichtsinformationen vor die Detailinformationen. Regulatorische Vorgaben an die Compliance-Berichterstattung Die Compliance- Funktion muss gemäß MaComp und Ma- Risk regelmäßig und anlassbezogen an die Geschäftsleitung berichten. Regelmäßig kann in diesem Fall bedeuten, dass die Berichte quartalsweise erscheinen sowie ein abschließender Jahresbericht erfolgt. Diese Berichte sollten – neben den anderen Mindestinhalten nach AT 4.4.2 Ma- Risk und BT 1.2.2 MaComp – angemessene, zeitnahe sowie adressatengerechte Informationen übermitteln. Zu den Informationsgrundlagen zählen unter anderem die Compliance-Risiken, die Kontrollund Überwachungshandlungen, festgestellte Compliance-Verstöße sowie die wesentlichen gesetzlichen Bestimmungen, die das Institut künftig beachten muss. Im Bereich der Geldwäsche obliegt es dem Geldwäschebeauftragten, regelmäßig einen Geldwäsche-Jahresbericht an die Geschäftsleitung zu übermitteln. Enthalten sein müssen insbesondere Informationen über die Gefährdungssituation des Instituts. Optimierte Berichterstattung Kleineren und mittleren Kreditinstituten fehlt oftmals die personelle und organisatorische Ausstattung (z. B. ein integriertes IT-gestütztes Reportingsystem) für ein umfassendes und standardisiertes Berichtswesen. Zudem besteht in der Praxis oft Unsicherheit über die Struktur und den Umfang der Berichte. Dies führt unter anderem dazu, dass für die Geschäftsleitung die eigentlich entscheidenden steuerungsrelevanten Informationen nicht deutlich ersichtlich sind. Für eine optimierte Berichterstattung sollte sich der Informationsbedarf zunächst primär an der Geschäftsleitung orientieren, das heißt ausschließlich für die Geschäftsleitung relevante Informationen enthalten und diese aussagekräftig und konsolidiert darstellen. Hierfür können geeignete visuelle Darstellungen von Nutzen sein. Tabellen und grafische Elemente (z. B. farbige Richtungspfeile, Ampelsystematik, Heat Map) erleichtern die 34 01 // 2018

MANAGEMENT 1 | Personal – Zusammenfassung FTE Monat Status IST SOLL 2017 – Januar 4,0 6,0 2017 – Februar 5,0 6,0 2017 – März 6,0 6,0 10,0 10,0 2017 – April 6,0 6,0 8,0 8,0 2017 – Mai 6,0 7,0 2017 – Juni 7,0 7,0 2017 – Juli 7,0 7,0 2017 – August 6,0 8,0 2017 – September 8,0 2017 – Oktober 9,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 6,0 4,0 2,0 0,0 2017 – November 10,0 2017 – Dezember 10,0 IST SOLL - Urlaubsbedingt u. krankheitsbedingt ist es im Januar und Februar zu Ausfällen bei den Mitarbeitern gekommen - Durch die neuen regulatorischen Anforderungen ist eine signifikante Erhöhung der Mitarbeiter (auf 10,0 FTE) bis Jahresende erforderlich - Ein neuer Mitarbeiter (1,0 FTE) hat seine Tätigkeit einen Monat (Juni) verspätet aufgenommen und hat das Unternehmen bereits nach zwei Monaten (August) wieder verlassen Quelle: Eigene Darstellung. intuitive Informationsaufnahme. Detaillierte Informationen finden sich gegebenenfalls in den Anlagen. Die Berichte sollten nicht nur vergangenheits- oder gegenwartsbezogene Informationen enthalten, sondern sich besonders auf zukunftsorientierte Informationen beziehen. Entsprechende Berichte sind Bestandteil der beratenden und unterstützenden Tätigkeit der Compliance-Funktion. Die frühzeitige Information der Geschäftsleitung beispielsweise über regulatorische Entwicklungen und deren Auswirkungen auf die Organisation und das Geschäftsmodell ermöglicht entsprechende Reaktionen, über deren Status dann bis zur Umsetzung fortlaufend zu berichten ist. In den Berichten sind Text, Tabellen und Grafiken oftmals getrennt voneinander in einzelnen Abschnitten dargestellt, anstatt miteinander kombiniert zu sein. Ein Beispiel, wie die gegenwärtige und geplante Personalausstattung in der Compliance-Funktion in einer Grafik zusammengefasst werden kann, zeigt ÿ 1. Ähnlich lassen sich auch Kontrollund Überwachungshandlungen und Verstöße zusammenfassen. Eine Darstellung der eingetretenen oder künftig relevanten Änderungen und Entwicklungen regulatorischer Anforderungen, deren Kritikalität (z. B. erforderliche Ressourcen oder mit der Umsetzung verbundene Schwierigkeiten), deren Compliance-Risiken und mögliche Auswirkungen auf die Organisation oder das Geschäftsmodell lassen sich zum Beispiel in einem Blasendiagramm anschaulich darstellen. Auch Heat Maps sind gut geeignet, um die Umsetzungsfristen für die oben genannten regulatorischen Anforderungen zu visualisieren. Die steuerungsrelevanten Berichtsinhalte können dann in einem sogenannten Compliance Management Cockpit zusammengefasst dargestellt werden. Dies soll der Geschäftsleitung eine umfassende und schnelle Übersicht über die Berichtsinhalte ermöglichen. FAZIT Das Berichtswesen und dessen Erstellung soll nicht als aufsichtsrechtlich geforderte Pflicht betrachtet werden. Es ist eher eine Möglichkeit, um regulatorische Entwicklungen und deren Auswirkungen auf die Organisation und das Geschäftsmodell frühzeitig einschätzen und entsprechend reagieren zu können. Bei aller grafischen Unterstützung und Vereinfachung sollte allerdings die Entscheidungsfindung selbst von den Fachexperten (unterstützt durch die Abteilungen Tax / Legal) vorbereitet werden, denn grafisch aufbereitete Informationen können zu voreiligen Schlüssen verleiten. Im Einzelfall wird das Management nicht umhinkommen, sich selbst mit den Details der jeweiligen Fragestellung auseinandersetzen zu müssen. Die Berichterstattung der Compliance-Funktion sollte insofern auch Andeutungen enthalten, an welchen Stellen weiterführende Informationen gegebenenfalls erforderlich sind, um abgewogene Entscheidungen treffen zu können. Autoren: Daniel R. Emeneth und Florian Haufe. Ein Tool im Sinne des hier vorgestellten Lösungsansatzes ist bspw. das BV Compliance Cockpit MaRisk. Einen Testzugang können Sie unter compliance-cockpit@bank-verlag.de anfordern. 01 // 2018 35

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