die bank 01 // 2015

ó BERUF & KARRIERE 1

ó BERUF & KARRIERE 1 Beauftragter Grundlage Formulierung im Gesetz Geldwäsche Geldwäsche Vergütung Compliance Compliance Compliance Vertrieb Datenschutz Arbeitssicherheit Ersthelfer Brandschutz Gleichstellung Revision KWG GwG KWG KWG WpHG WpDVerOV WpHG BSDG SGB VII ArbSchG ArbSchG + ASR A2.2 (Arbeitsstättenrichtlinie) BGleiG/Landesgleichstellunggesetze MaRisk § 25h Abs. 4: „Institute haben einen der Geschäftsleitung unmittelbar nachgeordneten Geldwäschebeauftragten zu bestellen. Dieser ist für die Durchführung der Vorschriften zur Bekämpfung und Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zuständig sowie der Ansprechpartner für die Strafverfolgungsbehörden, das Bundeskriminalamt – Zentralstelle für Verdachtsmeldungen – und die BaFin.“ § 9 Abs 1: Kreditinstitute „(...) müssen angemessene interne Sicherungsmaßnahmen dagegen treffen, dass sie zur Geldwäsche und zur Terrorismusfinanzierung missbraucht werden können.“ $ 9 Abs 2.: „Interne Sicherungsmaßnahmen im Sinne des Absatzes 1 sind (für Kreditinstitute, Anm. d. Red.) die Bestellung eines der Geschäftsleitung unmittelbar nachgeordneten Geldwäschebeauftragten, der Ansprechpartner für die Strafverfolgungsbehörden, das Bundeskriminalamt – Zentralstelle für Verdachtsmeldungen – und die nach § 16 Absatz 2 zuständige Behörde ist.“ § 25a Abs. 6: Das Bundesministerium für Finanzen kann nähere Bestimmungen erlassen über „(...) die Überwachung der Angemessenheit und der Transparenz der Vergütungssysteme durch das Institut und die Weiterentwicklung der Vergütungssysteme, auch unter Einbeziehung des Vergütungskontrollausschusses und eines Vergütungsbeauftragten (...)“ § 25a Abs. 1: (...) „Eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation muss insbesondere ein angemessenes und wirksames Risikomanagement umfassen, auf dessen Basis ein Institut die Risikotragfähigkeit laufend sicherzustellen hat; das Risikomanagement umfasst insbesondere (...) die Einrichtung interner Kontrollverfahren mit einem internen Kontrollsystem und einer Internen Revision, wobei das interne Kontrollsystem insbesondere (...) eine Risikocontrolling-Funktion und eine Compliance-Funktion umfasst (...).“ § 33 Abs. 1: „Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen muss (...) angemessene Grundsätze aufstellen, Mittel vorhalten und Verfahren einrichten, die darauf ausgerichtet sind, sicherzustellen, dass das Wertpapierdienstleistungsunternehmen selbst und seine Mitarbeiter den Verpflichtungen dieses Gesetzes nachkommen, wobei insbesondere eine dauerhafte und wirksame Compliance-Funktion einzurichten ist, die ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen kann.“ § 12 Abs. 4: Das Wertpapierdienstleistungsunternehmen muss einen Compliance-Beauftragten benennen, der für die Compliance-Funktion sowie die Berichte an die Geschäftsleitung und das Aufsichtsorgan nach § 33 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 des Wertpapierhandelsgesetzes verantwortlich ist.“ § 34 Abs. 2: „Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen darf einen Mitarbeiter mit der Ausgestaltung, Umsetzung oder Überwachung von Vertriebsvorgaben im Sinne des § 33 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3a nur dann betrauen (Vertriebsbeauftragter), wenn dieser sachkundig ist und über die für die Tätigkeit erforderliche Zuverlässigkeit verfügt.“ § 4f Abs. 1: Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, haben einen Beauftragten für den Datenschutz schriftlich zu bestellen.“ § 22 Abs. 1: „In Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten hat der Unternehmer unter Beteiligung des Betriebsrates oder Personalrates Sicherheitsbeauftragte unter Berücksichtigung der im Unternehmen für die Beschäftigten bestehenden Unfall- und Gesundheitsgefahren und der Zahl der Beschäftigten zu bestellen.“ § 10 Abs. 2: „Der Arbeitgeber hat diejenigen Beschäftigten zu benennen, die Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten übernehmen.“ § 10 Abs. 2: „Der Arbeitgeber hat diejenigen Beschäftigten zu benennen, die Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten übernehmen.“ AT9.8: „Soweit die Interne Revision vollständig ausgelagert wird, hat die Geschäftsleitung einen Revisionsbeauftragten zu benennen, der eine ordnungsgemäße Interne Revision gewährleisten muss. Die Anforderungen des AT 4.4 und BT 2 sind entsprechend zu beachten.“ Initiative unternehmens- und gegebenenfalls konzernweit glaubwürdig umgesetzt und gelebt wird. Unterschiedliche Ausgestaltung Die Organisation und Ausgestaltung des Beauftragtenwesens erfolgt bei den Instituten sehr unterschiedlich. Sie hängt von der Größe und der Ausrichtung der Geschäftsaktivitäten und damit auch der personellen Ausstattung ab. Bei den Beauftragten, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, spielt es eine Rolle, welche individuellen unternehmenspolitischen Grundsätze und Schwerpunkte (zum Beispiel ethische Grundsätze) sich das Institut selbst auferlegt hat. Dabei steht es im Interesse jeder Bank, dass der Schutz vor Verstößen jeglicher Art höchste Priorität hat. Unwichtig ist, ob es sich um gesetzliche oder um selbst auferlegte Vorschriften und Regeln handelt. Der Geldwäsche-Beauftragte, der Compliance-Beauftragte und der Datenschutz- Beauftragte müssen nach den aufsichtsrechtlichen Vorgaben der Geschäftsleitung direkt unterstellt werden. Daneben sind noch weitere Regeln zu beachten. So dürfen Beauftragte einander nicht wechselseitig unterstellt werden. Außerdem 78 diebank 1.2015

BERUF & KARRIERE ó muss die Aufgabenbeschreibung aufsichtsrechtliche Anforderungen und interne Vorgaben erfüllen. Darüber hinaus muss der Beauftragte den gesetzlichen und internen Verantwortlichkeiten gerecht werden, und die eingerichtete Stelle muss betriebswirtschaftlich sinnvoll ausgestaltet sein. Die Aufgaben der Beauftragten sind sehr vielfältig und verlangen neben den fachlichen Kenntnissen auch Fähigkeiten in Bezug auf organisatorische Fragestellungen sowie ein gutes Gespür im Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen. Je nach Größe und Organisationsstruktur der Bank kann es sinnvoll sein, Beauftragten-Funktionen zusammenzufassen. Eine derartige Zusammenlegung ist gerade bei kleineren Instituten sinnvoll. Auch da sind den Banken von gesetzlicher Seite keine Grenzen gesetzt – mit einer Ausnahme: Die Funktionen des Geldwäsche- und des Datenschutz- Beauftragten dürfen nicht von derselben Person wahrgenommen werden. So sollen mögliche Interessenkonflikte vermieden werden. Auslagerung einzelner Funktionen Zwischen den verschiedenen gesetzlich geforderten und sonstigen Beauftragten einer Bank gibt es viele Berührungspunkte und Überschneidungen. Die Organisation der einzelnen Funktionen sowie die Abgrenzungen voneinander sollten gut geplant, koordiniert und abgestimmt sein, um Doppelarbeiten und natürlich Ineffizienzen zu vermeiden. Sie sind in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Eine Auslagerung der Funktionen von Beauftragten an externe Dienstleister ist grundsätzlich möglich (MaRisk AT 9.4): „Grundsätzlich sind alle Aktivitäten und Prozesse auslagerbar, solange dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a Abs. 1 KWG nicht beeinträchtigt wird. Die Auslagerung darf nicht zu einer Delegation der Verantwortung der Geschäftsleitung an das Auslagerungsunternehmen führen. Die Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung sind nicht auslagerbar. (…)“ Die Gesamtverantwortung kann allerdings nicht delegiert werden. Nach KWG § 25 b (2) darf eine Auslagerung nicht zu einer Übertragung der Verantwortung der Geschäftsleiter an das Auslagerungsunternehmen führen. Das Institut bleibt bei einer Auslagerung für die Einhaltung der vom Institut zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich. Die Auslagerung der einzelnen Funktionen wird durch eine betriebswirtschaftliche Abwägung bestimmt. Aktuelles Beispiel: Im Februar 2014 haben die Sparda-Bank Hamburg, die Hamburger Volksbank und die PSD Bank Nord die Hanseatische Gesellschaft für Beauftragtenwesen (HGB eG) gegründet. Diese Dienstleistungsfirma soll für die drei Institute die Aufgabenfelder Datenschutz, Betrugsprävention, Geldwäschekontrollen sowie Compliance (Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und anderen Standards) übernehmen. Anforderungen an Beauftragte Damit Beauftragte ihren Auftrag erfolgreich erledigen können, müssen sie von der Bank mit den entsprechenden Kompetenzen und Befugnissen ausgestattet sein. Dazu gehört zum Beispiel der Zugang zu allen Dokumenten und Informationen der Bank, die Möglichkeit, Weisungen zu erteilen, Prüfungen durchzuführen, Mitwirkungs- und Mitspracherechte sowie die direkte Berichtslinie zum Vorstand. Bei der Berufung der Person muss die Bank darauf achten, dass die ausgewählte Person über die entsprechende Sachkunde verfügt. Der Beauftragte muss seine Funktion unabhängig und weisungsfrei ausüben können. Dies ist in den verschiedenen gesetzlichen Vorgaben festgelegt. Auch bei den nicht aufsichtsrechtlichen Beauftragten ist es für die Banken wichtig, dass der Kandidat oder die Kandidatin ein entsprechendes Persönlichkeitsprofil und die entsprechenden Fachkenntnisse mitbringt, damit er seine Aufgaben durchführen kann. Nicht zuletzt wird dadurch auch auf die Bedeutung sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis hingewiesen. Bei der Ausgestaltung und Besetzung von Positionen im Beauftragtenwesen muss die Geschäftsleitung genau darauf achten, dass diese nicht als Alibifunktion wahrgenommen werden. Der materielle Schaden und der Reputationsverlust durch das Nichterkennen von Verstößen gegen gesetzliche oder interne Vorgaben können beträchtlich sein. Fazit Mit der zunehmenden Regulierung wachsen die Aufgaben und Anforderungen an die bereits bestehenden Beauftragten. Gleichzeitig entstehen dadurch neue Aufgabenfelder für Beauftragte. Fehlverhalten von Mitarbeitern wird spätestens seit der Finanzkrise in der Öffentlichkeit und bei Aufsichtsbehörden stark thematisiert. Gerade bei diesen Themen kann die Geschäftsführung einer Bank mit der Besetzung und Ausgestaltung der Beauftragten-Positionen unter Beweis stellen, welche Bedeutung sie diesen beimisst. Die Herausforderung für jede Geschäftsleitung besteht darin, alle gesetzlich geforderten Aufgaben zu erfüllen und den erforderlichen betriebswirtschaftlichen personellen und sachlichen Aufwand dafür in Grenzen zu halten. Eine sorgfältige Planung und Abwägung der entsprechenden Organisation und der potenziellen Risiken sind unerlässlich. Da nach dem KWG letztendlich der Vorstand die Verantwortung trägt, erfordert die richtige Ausgestaltung höchste Priorität und Sorgfalt. ó Autoren: Christian Kistler ist Managing Director, Kurt Bürkin ist Senior Associate der KWF Business Consultants S.A. Luxemburg. 1.2015 diebank 79